Persónuverndarstefna

Persónuverndarstefna Skotíþróttafélagsins Skyttur

1. Almennt
Skotíþróttafélagið Skyttur, kt.420409-1330, með aðsetur að Geitasandi, 851 Hellu ( hér eftir vísað til sem „Skyttur“) leggur ríka áherslu á að vernda persónuupplýsingar sem unnið er með í starfseminni. Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að skýra hvernig við öflum og notum persónuupplýsingar og hvaða réttindi einstaklingar eiga sem skráðir eru hjá Skyttum. Skyttur leitast við að uppfylla ákvæði og regluverk laga um persónuvernd sem í gildi eru á hverjum tíma. Persónuverndarstefna þessi er byggð á lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nr. 90/2018 (pvl.) og reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB), nr. 2016/679 (rglg.). Skyttur telst vera ábyrgðaraðili í skilningi laganna og ber ábyrgð á því hvernig persónuupplýsingar eru unnar í starfseminni. Persónuverndarstefnan er aðgengileg á heimasíðu félagsins og var þessi útgáfa samþykkt þann 15.mars 2022 á aðalfundi félagsins].

2. Meginreglur Persónuverndar
Við höfum ávallt í huga meginreglur persónuréttar við vinnslu persónuupplýsinga. Þessar reglur fela meðal annars í sér að persónuupplýsingar séu:

áreiðanlegar og uppfærðar reglulega;
unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti;
fengnar í skýrt tilgreindum og málefnalegum tilgangi;
unnar af hófsemi og miðast við tilgang söfnunar;
varðveittar með öruggum hætti og ekki lengur en þörf er á. Við leitumst við að öll vinnsla persónuupplýsinga sé viðhöfð með hliðsjón af meginreglunum þannig að tryggja megi réttindi einstaklinga sem best.

3. Hvaða persónuupplýsingum söfnum við og hvernig ?
Vinnsla persónuupplýsinga hjá Skyttum fer í flestum tilfellum fram í tengslum við samþykkta félagsaðild eða á grundvelli lögmætra hagsmuna, samnings eða laga. Skyttur vinna meðal annars persónuupplýsingar um:

Starfsumsækjendur
Starfsmenn
Félagsmenn
Keppendur
Þeir sem taka skotpróf til hreindýraveiða
Viðskiptamannaupplýsingar

Ólíkum upplýsingum er safnað um ólíka flokka einstaklinga. Til dæmis er umfangsmeiri upplýsingum safnað um starfsmenn heldur en félagsmenn og almenning. Dæmi um upplýsingar sem við vinnum eru:

Starfsumsækjendaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, fyrri störf og menntun, kunnátta og fleiri upplýsingar í tengslum við starfsumsóknir.
Starfsmannaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, mynd, lögheimili, sími, netfang, starfsheiti, bankareikningur og fleira. Við kunnum einnig að vinna viðkvæmar persónuupplýsingar um starfsmenn, eins og heilsufarsupplýsingar vegna veikinda og upplýsingar um stéttarfélagsaðild.
Félagsmanna- eða iðkendaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, netfang, hlutverk í hreyfingu.
Upplýsingar um keppendur, svo sem nafn, kennitala, kyn, íþróttagrein, árangur, heiti móts, tegund móts.
Upplýsingar um þá sem taka skotpróf til hreindýraveiða, svo sem nanf, kennitala, gerð skotvopns og árangur.
Viðskiptamannaupplýsingar, svo sem nafn, netfang, tengsl við fyrirtæki, símanúmer, starfsheiti og samskiptasaga.

Persónuupplýsingarnar sem við söfnum og vinnum með koma venjulega beint frá hinum skráða einstaklingi. En geta líka komið frá öðrum aðilum eins og um uppruna upplýsinganna, t.d. ef upplýsingar eru sóttar úr Sportabler gagnagrunninum eða Felix gagnagrunninum.

4. Hver er grundvöllur/tilgangur vinnslu persónuupplýsinga ?
Skyttur vinna persónuupplýsingar um einstaklinga á grundvelli samþykkis, einkum um félagsmenn og iðkendur sem gerast aðilar að Skyttum og í markaðstilgangi. Þegar við skráum upplýsingar um félagsmenn og iðkendur innan Skyttna í Felix þá gerum við það á grundvelli lögmætra hagsmuna sem felast einkum í lottógreiðslum, tölfræðivinnslu, sögulegs tilgangs að skrá í Felix. Einnig vinnum við persónuupplýsingar á grundvelli lögmætra hagsmuna vegna myndavélaeftirlits í öryggis- og eignavörslutilgangi. Í slíkum tilvikum fullvissum við okkur um það að grundvallarréttindi og frelsi skráðra einstaklinga vegur ekki þyngra en okkar hagsmunir af því að vinna upplýsingarnar. Í sumum tilvikum vinnum við persónuupplýsingar einstaklinga á grundvelli samningssambands og á það einkum við um starfsumsækjendur, starfsmenn, viðskiptamenn, birgja og verktaka. Það getur einnig verið í þeim tilgangi að koma slíku samningssambandi á. Við kunnum einnig að vinna persónuupplýsingar um keppendur á grundvelli samnings. Þá fer vinnsla einnig fram til að uppfylla lagaskyldu sem hvílir á okkur, svo sem í tengslum við útgreiðslu launatengdra gjalda, samkvæmt vinnuréttarlöggjöf eða á grundvelli jafnréttislaga, svo sem þegar við skráum upplýsingar um kyn félagsmanna. Viðkvæmar persónuupplýsingar eru einkum unnar um starfsmenn og keppendur, á grundvelli samnings, lagaskyldu eða. Í þeim tilvikum höfum við gert viðeigandi verndarráðstafanir í samræmi við gerðar kröfur.

5. Miðlun Skyttna kann að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila vegna ýmissa ástæðna.
Til dæmis getur verið um að ræða þjónustuaðila eða verktaka sem veita ákveðna þjónustu ÍSÍ, UMFÍ, HSK,STÍ, Umhverfisstofnun og sveitarfélög. Getur þá verið nauðsynlegt að veita slíkum aðila aðgang að persónuupplýsingum. Þegar slíkir aðilar hafa aðgang að persónuupplýsingum vegna eðli þjónustunnar sem um ræðir tryggja Skyttur að aðeins séu afhentar persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar og að um ábyrga vinnsluaðila sé að ræða sem bjóða upp á þjónustu sem uppfyllir skilyrði persónuverndarlaga, m.a. með tilliti til öryggis persónuupplýsinga.

6. Öryggi
Mikið er lagt upp úr öryggi persónuupplýsinga hjá Skyttum og hefur verið gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með hliðsjón af eðli og umfangi vinnslna. Meðal annars með innleiðingu ferla og verklags, sem og tæknilegra öryggisráðstafana, sem taka tillit til eðli upplýsinganna sem um ræðir og áhættu fyrir skráða einstaklinga. Verði öryggisbrestur sem varðar persónuupplýsingar og hefur í för með sér áhættu fyrir skráða einstaklinga munu Skyttur tilkynna slíkt án ótilhlýðilegra tafa til Persónuverndar. Í ákveðnum tilfellum ber Skyttum einnig að tilkynna skráðum einstaklingum um öryggisbresti. Skyttur hafa komið sér upp verkferlum til að bregðast við slíkum aðstæðum.

7. Varðveisla
Skyttur geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegt er til að uppfylla tilgang vinnslu, nema lengri geymslutíma sé krafist eða hann leyfður samkvæmt lögum. Lög sem okkur ber að fylgja eru til dæmis: lög um bókhald sem kveða á um 7 ára geymslutíma gagna. Sé möguleiki á því að þörf verði fyrir persónuupplýsingar síðar til að uppfylla lagaskyldu eða vegna lögmætra hagsmuna, munu Skyttur varðveita þær persónuupplýsingar með eins öruggum hætti og nauðsyn ber til.

8. Réttindi skráðra einstaklinga
Einstaklingar geta óskað eftir upplýsingum um vinnslur Skyttna og einnig geta þeir óskað eftir því að nýta önnur réttindi sín með því að senda skriflega fyrirspurn á netfangið: skotfelag@skyttur.is. Dæmi um réttindi einstaklinga eru:

aðgangur að persónuupplýsingum
afrit af persónuupplýsingum, réttur til leiðréttingar og eyðingar
mótmæla vinnslu og/eða takmarka vinnslu
draga til baka samþykki fyrir vinnslu
óska eftir því að persónuupplýsingar séu fluttar til annars aðila

Einstaklingar kunna að eiga frekari réttindi í tengslum við vinnslu Skyttna á persónuupplýsingum. Þá kann framangreint að vera háð takmörkunum sem leiða meðal annars af lögum eða lögmætum hagsmunum Skyttna. Við munum óska eftir staðfestingu á auðkenni þeirra einstaklinga sem virkja réttindi sín, svo sem með ökuskírteini eða vegabréfi, til að tryggja það að upplýsingar berist ekki í hendur óviðkomandi aðila.

9. Samskipti við Skyttur og Persónuvernd
Fyrirspurnum vegna persónuverndarmála hjá Skyttum er unnt að beina á netfangið skotfelag@skyttur.is eða í gegnum síma 868-0546. Komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga er unnt að senda kvörtun til Persónuverndar. Finna má upplýsingar um hvernig hafa skal samband við stofnunina hér: www.personuvernd.is.

10. Breytingar á persónuverndarstefnu Skotíþróttafélagsins Skyttur
Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann því að taka breytingum. Breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu á heimasíðu Skyttna, sbr.: https://www.skyttur.is/